Factuur wordt niet betaald als ZZP’er: Wat kunt u doen?

Voordat u actie onderneemt, is het belangrijk om uw factuur te controleren. Zijn alle gegevens correct? Denk hierbij aan:

• Het juiste factuurnummer en klantgegevens.
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten of producten.
• De afgesproken betalingstermijn.

Soms wordt een betaling vertraagd door een kleine administratieve fout. Controleer daarom altijd eerst of uw factuur in orde is.

Is de betalingstermijn verstreken? Neem dan persoonlijk contact op met uw klant. Dit kan telefonisch of via e-mail. Vaak is een vriendelijke herinnering voldoende om de klant aan te zetten tot betaling. Vraag beleefd of er een reden is voor de vertraging en of zij de factuur alsnog willen voldoen. Door op een respectvolle manier contact te zoeken, kunt u onnodige escalatie voorkomen.

Als de betaling uitblijft, is het tijd om een officiële betalingsherinnering te sturen. Dit kan schriftelijk of via e-mail. Zorg ervoor dat uw herinnering duidelijk en professioneel is, met vermelding van:

• Het openstaande bedrag en de factuurnummer.
• De oorspronkelijk overeengekomen betalingstermijn.
• Een nieuwe, korte betalingstermijn (bijvoorbeeld 7 dagen).

Een voorbeeld van een professionele herinneringstekst:

“Geachte [klant],
Op [datum] hebben wij u een factuur gestuurd met factuurnummer [nummer] voor een totaalbedrag van €[bedrag]. De betalingstermijn is inmiddels verstreken. Wij verzoeken u vriendelijk om het openstaande bedrag binnen 7 dagen over te maken naar het volgende rekeningnummer: [rekeningnummer]. Bij vragen of opmerkingen kunt u contact met ons opnemen via [e-mailadres of telefoonnummer].”

Blijft de betaling alsnog uit? Dan kunt u een aanmaning sturen. Een aanmaning is een formele brief waarin u de klant dringend verzoekt om binnen een bepaalde termijn te betalen. Hierin kunt u aangeven dat er kosten in rekening worden gebracht of juridische stappen worden overwogen als de klant niet betaalt. Zorg dat uw aanmaning voldoet aan de wettelijke vereisten.

Wanneer de klant na meerdere herinneringen nog steeds niet betaalt, kunt u overwegen een incassobureau in te schakelen. Een incassobureau neemt de communicatie met de klant over en probeert de betaling namens u te innen. Dit kan de druk op de klant vergroten en leidt vaak tot een snelle oplossing. Houd er wel rekening mee dat er kosten verbonden zijn aan deze stap, al kunnen deze vaak worden verhaald op de wanbetaler.

Als uw klant blijft weigeren te betalen en het gaat om een aanzienlijk bedrag, kunt u juridische stappen overwegen. U kunt bijvoorbeeld een betalingsbevel aanvragen via de kantonrechter. Dit proces kan tijd en geld kosten, maar is soms noodzakelijk om uw recht te halen. Zorg ervoor dat u goed gedocumenteerd bent en juridische ondersteuning inschakelt om uw zaak succesvol af te ronden.

Het oplossen van onbetaalde facturen is belangrijk, maar voorkomen is nog beter. Hier zijn enkele tips om in de toekomst betalingsproblemen te vermijden:

1. Check de Kredietwaardigheid van Nieuwe Klanten
   Vraag naar referenties of controleer de kredietwaardigheid van een nieuwe klant voordat u een grote opdracht accepteert. Dit kan via online tools of gespecialiseerde bureaus.

2. Gebruik Duidelijke Betalingsvoorwaarden
   Zorg ervoor dat uw offerte en facturen duidelijke betalingsvoorwaarden bevatten. Benoem expliciet de betalingstermijn (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen) en de consequenties bij late betaling.

3. Vraag Om Een Aanbetaling
   Vooral bij grote opdrachten kunt u een aanbetaling vragen. Dit vermindert het risico op verlies wanneer een klant niet betaalt.

4. Werk Met Contracten
   Leg afspraken schriftelijk vast in een contract. Dit kan helpen bij eventuele juridische procedures en geeft beide partijen duidelijkheid over hun verplichtingen.

5. Sluit Een Kredietverzekering Af
   Met een kredietverzekering bent u verzekerd tegen de financiële gevolgen van wanbetaling. Dit is vooral handig als u regelmatig op rekening werkt of afhankelijk bent van een klein aantal klanten. Naast financiële bescherming biedt een kredietverzekering vaak extra diensten, zoals kredietchecks en incassobijstand.

Als ZZP’er kunt u zich geen grote financiële tegenslagen veroorloven. Eén niet-betalende klant kan een grote impact hebben op uw cashflow en uw bedrijf in gevaar brengen. Met een kredietverzekering (voor ZZP) bent u beschermd tegen de risico’s van wanbetaling. Dit biedt niet alleen financiële zekerheid, maar geeft u ook de ruimte om te ondernemen zonder zorgen over onbetaalde facturen.

Wanneer een klant uw factuur niet betaalt, is het belangrijk om snel en professioneel te handelen. Begin met een vriendelijke herinnering en bouw dit op naar strengere stappen, zoals een aanmaning of het inschakelen van een incassobureau. Zorg er daarnaast voor dat u maatregelen neemt om onbetaalde facturen in de toekomst te voorkomen, zoals duidelijke betalingsvoorwaarden en een kredietverzekering.

Wilt u meer weten over hoe een kredietverzekering u kan beschermen tegen wanbetaling? Op Kredietverzekeringvergelijker.nl kunt u polissen vergelijken en de beste oplossing vinden voor uw situatie. Bescherm uw bedrijf vandaag nog tegen financiële risico’s en zorg dat u zich volledig kunt richten op het groeien van uw onderneming.